Как составить архивную выписку: образец, обложка, содержание

На каждом предприятии, легально осуществляющем свою деятельность, имеется собственный архив. Возникают ситуации, при которых необходимо опровергнуть какую-либо информацию или найти подтверждение какому-либо действию. В архиве можно получить такие данные, но как правильно оформить запрос, чтобы получить полноценный ответ, и как грамотно составить справку, учесть все тонкости и нюансы?

Подготовка ответа должна осуществляться таким образом, чтобы учесть всю соответствующую запросу информацию. А для того, чтобы оформить все на бумаге, нужно составить архивную выписку, которая активно применяется во многих организациях.

Чтобы легко ориентироваться в архиве, нужно ознакомиться с образцом внутренней описи документов дела, он поможет быстро найти необходимую информацию. Правильная организация документации играет немаловажную роль, так как большие объемы информации требуют систематизации и упорядоченности.

Важно уделять внимание и таким деталям, как обложка дела, это поможет сохранить каждый документ, обеспечить его надежное хранение и быстрый доступ.

Давайте рассмотрим, какие данные должна содержать архивная выписка.

Порядок составления

Общие данные компании

Можно воспользоваться официальным бланком организации, на котором будет указана следующая информация:

• наименование компании;
• ее адрес, почтовый индекс;
• номера контактных телефонов и факс при необходимости;
• электронная почта.

Название документа

Здесь следует указать фразу: «Архивная выписка».

Текст оригинала документа

Содержит информацию, содержащуюся в оригинальном документе по интересующему вопросу. То есть, информация отображается частично. Очень важно указывать информацию по конкретному лицу, а не группе лиц. Если в приказе речь идет о поощрении работников целого цеха, в справке присутствует информация лишь о конкретном работнике.

Вынужденные пропуски оформляются с помощью многоточий. Если в архивном документе присутствуют места, недоступные для прочтения, это также отмечается в справке.

Реквизиты бланка документа из архива

Указывается шифр архивного документа, номера листов, которые стали основанием для оформления данной выписки. Следует отобразить не только номер оригинального источника информации, а и его дату.

Подпись ответственного лица

Присутствовать должна не только его подпись, также занимаемая должность. Корректность данных подтверждается оттиском печати.

Готовая выписка должна быть заверена сотрудником архива, а для ее вручения заявителю составляется сопроводительное письмо.