Служебные командировки: правила и особенности

Под служебной командировкой подразумевается поездка сотрудника организации в другой город для выполнения там своих служебных обязанностей. Причины таких визитов могут быть совершенно разными: от посещения выставок и семинаров до проведения деловых совещаний или переговоров. Такая поездка является официальной и полностью оплачиваемой. Именно поэтому, очень важно сохранить билеты на поезд, документы на проживание в гостинице и официальное подтверждение других расходов, чтобы бухгалтерия предприятия могла все провести и компенсировать.

Отправляем сотрудника в командировку: важные моменты

Стоит отметить, что процесс отправки сотрудника в командировку строго регламентируется трудовым законодательством. Поэтому очень важно соблюдать все нормы, правила и требования. В частности, многие работодатели забывают, что регулярные поездки к командировкам не относятся, также как и ситуации, когда сотрудник возвращается в день отправки.

Обязательно следует учесть тот факт, что отправить в командировку можно только того, кто работает по трудовому договору. Кроме того, в этом вопросе существуют некоторые ограничения. В частности, категорически нельзя посылать в командировку:

• беременных женщин;
• инвалидов;
• несовершеннолетних работников.

А вот относительно матерей-одиночек, матерей, у которых больше 3 детей, людей, которые в данный момент ухаживают за больными членами семьи, и тех, у кого есть ребенок-инвалид государство не так категорично: отправлять в командировку можно, но только при наличии письменного согласия сотрудника.

Существует два способы выплаты денег для командировки: аванс и послеплата. В первом случае сотруднику выдают деньги до поездки, а после его возвращения подсчитываются фактические расходы и воспроизводится корректировка суммы. Во второй ситуации деньги выплачиваются уже после подачи отчета.

Лучше согласовать этот момент с работником, чтобы он не попал в затруднительное положение, не имея собственных денег на поездку. Кроме того, не забудьте напомнить о необходимости сохранить все гостиничные документы, отчеты на проживание и другие подтверждения понесенных расходов во время командировки.