Переезд в офис шаг за шагом

Переезд офиса — большая логистическая проблема. Ко всему процессу нужно правильно подготовить не только оргтехнику и мебель, но и сотрудников. Выбор транспортной компании и даты, когда лучше всего завершить весь процесс, — это только начало. Кроме того, необходимо обезопасить документы, провести инвентаризацию мебели и оборудования, проинформировать подрядчиков о смене места работы, а тем временем адаптировать новое офисное пространство к требованиям компании.

Рамочный план действий при переезде офиса

Планирование переезда в офис следует начинать с подготовки плана действий. Лучше всего поместить его в файл на сервере компании или в облаке. Редактировать файл должны только лица, ответственные за перемещение. Доступ к дисплею со стороны других сотрудников позволит поддерживать порядок. Сотрудники будут знать план действий, что позволит им эффективно планировать свое время.

План переезда можно разделить на этапы. Это могло бы выглядеть так:

1. Выбирая транспортную компанию;
2. Определение даты переезда;
3. Адаптация нового офиса под нужды сотрудников;
4. Проведение инвентаризации оборудования и мебели;
5. Упаковка оборудования и документов с помощью компании;
6. Переезд офиса, перевозка оборудования;
7. Распаковка оборудования и начало работы в новом офисе.

Выбор транспортной компании

На первом этапе мы должны нанять транспортную компанию. Помощь профессионалов будет неоценимой, когда для нас важны время и эффективное выполнение всего процесса удаления. Компания, ознакомившись с масштабами переезда, посоветует, как сделать это наиболее эффективным способом. Кроме того, мы арендуем такое оборудование, как ящики или контейнеры, которые защитят наше оборудование и документы.

Определение даты переезда

Важно, чтобы весь процесс удаления был как можно короче . Правильный выбор даты, которая будет известна всем сотрудникам заранее, позволит подготовиться ко всему процессу.

Адаптация нового офиса под нужды сотрудников

Если мы собираемся менять мебель в нашей компании, переезд — хорошее время для этого. Стоит хорошо спланировать новое офисное пространство. Прежде всего, мы должны решить, хотим ли мы работать в традиционном офисе или в модном недавно открытом пространстве. Последнее решение повышает эффективность сотрудников и облегчает общение. Тем не менее, он часто получает отрицательную оценку из-за большого шума и отсутствия уединения.

Проведение инвентаризации оборудования и мебели

Перед переездом стоит провести инвентаризацию своего оборудования и фурнитуры. Сейчас хорошее время для продажи мебели, которая занимает много места, а не используется. Тщательный перечень всего оборудования позволит вам поддерживать порядок во время переезда, а также сразу после него, когда каждый сотрудник захочет в кратчайшие сроки адаптировать рабочее место на новом месте.

Фасовочно-упаковочное оборудование и документы с помощью компании

Специалисты по вывозу предоставляют своим клиентам специальные контейнеры, которые облегчат упаковку оборудования. Каждый сотрудник должен сам упаковывать свое рабочее место. Если у нас в компании есть важные корпоративные документы, мы закрепляем их в специальных контейнерах с печатью . Благодаря этому мы будем уверены, что они не перейдут во владение третьих лиц. Это особенно важно для документов, содержащих конфиденциальные личные данные. Грамотное разделение вещей перед переездом и нумерация пакетов с оборудованием ускорит процесс переезда офиса. Если у нас есть время до переезда, стоит уничтожить старые документы, но только в том случае, если мы уверены, что они больше не понадобятся.

Переезд офиса

Если весь процесс хорошо подготовлен, сам переезд не заставит себя долго ждать. Следующие посылки сотрудники транспортной компании заберут и разместят в вагонах согласно нумерации. Соответствующая маркировка пакетов позволит избежать беспорядка в новом офисе.